プロジェクト計画書は、プロジェクトの道筋や目的地を示す地図のようなものでプロジェクトの成功に欠かせない重要な文書です。
当然プロジェクトマネージャーはプロジェクト計画書の作成に力を入れます。
ですが、初めて作成する場合や経験が浅い場合、どのように作ればいいのか悩みますよね。
この記事では、プロジェクト計画書の作成に必要なポイントや注意点を解説します。
この記事を読むことで、初めてプロジェクト計画書を作成する方でもスムーズに計画をまとめることができるようになります。
また、経験豊富な方でも再確認に使っていただける内容をまとめます。
この記事の要点
- プロジェクト計画書とは、プロジェクトの目的、制約、スケジュール、予算、リソースなど、成功のシナリオをまとめたドキュメント
- プロジェクト計画書作成には、複数の関係者が必要なためコミュニケーションが重要
- プロジェクト計画書作成にかかる時間は、プロジェクトの規模や複雑さ、関係者の数などによって異なる
プロジェクト計画書とは
プロジェクト計画書は、プロジェクトの目的や目標、制約、スケジュール、予算、リソースなど、プロジェクトを成功に導くためのシナリオをまとめたドキュメントです。
プロジェクトを成功させるためには明確な計画が必要不可欠で、そのためにプロジェクト計画書はとても重要な役割を果たします。
プロジェクト計画書の定義と役割
プロジェクト計画書は、プロジェクトマネージャーや関係者がプロジェクトの目的や進捗状況、課題やリスクなどを把握し、プロジェクトを適切に管理するための基本的な情報をまとめたものです。
プロジェクト実行時には、関係者に対してプロジェクトの進捗状況を報告するときにも役立ちます。
プロジェクト憲章とプロジェクト計画書の違い
プロジェクト憲章は、プロジェクトを開始する前に策定されるドキュメントであり、プロジェクトの目的や背景、制約や前提条件、スコープ、成果物、関係者、リスクなどを記載します。
一方で、プロジェクト計画書は、プロジェクト憲章を元に、プロジェクトのスケジュール、予算、リソース、品質目標などを具体的に記載するドキュメントです。
つまり、プロジェクト憲章はプロジェクトの開始に必要な情報をまとめた基本計画であり、プロジェクト計画書はプロジェクトを具体的に進めるための実行計画です。
重要なのはドキュメント名称や内容の定義ではなくて、プロジェクトを立ち上げるときに計画として5W2H(※1)に落としこまれているかです。
名称や記載する順番が多少違っていても内容がしっかりまとまっていれば問題ありません。
※1：5W2H → When（いつ）・「Where（どこで）・Who（だれが）・What（なにを）・Why（なぜ）・How（どのように）・How Much（いくらで）
なぜプロジェクト計画を立てるのか
ひとことで言うと、プロジェクト開始から完了までにやることを明確にして無駄な作業を減らすためです。
もう少しかみくだくと、以下のような理由があります。
- 目標を達成するために必要なタスクやスケジュール、予算、リソースを明確にするため
- チームメンバーの役割や責任を明確にし、コミュニケーションや協力を促進するため
- リスクや課題を事前に洗い出し、対策を練ることでプロジェクトのリスクを軽減するため
- プロジェクトの進捗状況を把握し、問題が生じた場合に早期に対応するため
プロジェクト計画書の目的と効果
プロジェクト計画書を作成する目的は以下の通りです。
- プロジェクトの目的や目標を明確にすること。
- プロジェクトのスコープやスケジュール、予算、リソースなどを明確にすること。
- プロジェクトチームの役割や責任を明確にすること。
- プロジェクトのリスクや課題を洗い出し、対策を練ること。
- プロジェクトの進捗状況を把握し、問題が生じた場合に早期に対応すること。
プロジェクト計画書を作成することで、以下のような効果が期待できます。
- プロジェクトマネージャーがプロジェクトを適切に管理できる。
- チームメンバーが目的やタスク、スケジュールを明確に理解できる。
- リスクや課題に対する対策が早期に打てるようになる。
- プロジェクトの進捗状況が把握でき、スケジュール遅延や予算オーバーなどの問題が防げる。
- ステークホルダーに対してプロジェクトの進捗状況を報告するための資料となる。
プロジェクト計画書は必ず承認を得ましょう。社内プロジェクトであれば経営者や上司、顧客向けプロジェクトであれば顧客決済者と自社決済者の両方から承認を得て署名を記録します。
承認を得なかった場合、プロジェクトの途中で「これは誰が決めたの？」「計画を変更して」ということが起きたり、顧客プロジェクトでは難航した場合に「言った、言ってない」の主張で問題が大きくなることがあります。
プロジェクト計画書はいつ使うのか
プロジェクト計画書は、以下のような時に活用されます。
- プロジェクト開始時（キックオフ）にプロジェクトマネージャーがチームメンバーや関係者に共有するときに使います。
- プロジェクトの進捗報告やレビュー時に参照して、プロジェクトの状況を報告するための資料として使用します。
- プロジェクトのスケジュールや予算、リソース配分を変更する必要がある場合に、その変更を正式に文書化して記録に残すために使います。
- プロジェクト終了時に、プロジェクトの成果や課題を振り返るために使用します。
特に、プロジェクト開始時に作成した初版のプロジェクト計画書は、プロジェクトの方向性を決定するために不可欠な資料です。
プロジェクト計画書の作成手順
プロジェクト計画書の作成フロー
プロジェクト計画書は以下のような流れで作ります。
- プロジェクトの目的や目標を決定する
- プロジェクト計画に必要な情報を収集する
- プロジェクトのスコープ（範囲）を明確にする
- プロジェクトのスケジュールや予算、リソース配分を決定する
- プロジェクトの課題やリスクを洗い出す
- プロジェクト計画書としてとりまとめる
- チームメンバーにプロジェクト計画書を共有する
この流れに沿って、プロジェクト計画書を作ることで方向性を定めることができます。
上記はあくまで一例です。順番が前後したりプロジェクト特性によって取りまとめる内容を多少変えても問題ありません。
プロジェクト計画書の作成に必要な情報の収集方法
プロジェクト計画書を作成するためには、いろいろな情報を収集する必要があります。一般的に、以下のような方法で情報収集します。
関係者へのヒアリング
プロジェクトに関わる人々に直接インタビューやヒアリングを行うことが重要です。
プロジェクトの関係者から、目的や目標、スケジュール、リソースの制約事項などについての情報を収集することができます。
アンケート調査
アンケート調査も有効な方法です。プロジェクトに関わる人々全員に送信し、回答を集めることで、多くの人の意見を一度に収集することができます。
文献リサーチ
文献調査も必要な情報を収集する上で重要な手段です。過去の同様のプロジェクトや業界のレポート、統計データ、市場調査などを収集・分析することで、プロジェクト計画書の作成に役立つ情報を取得することができます。
プロジェクト計画書に必要な項目
プロジェクト計画書は、プロジェクトの全体像を明確にし、スムーズな進行を促すための重要なドキュメントです。
プロジェクト計画書には、以下のような項目が含まれることが一般的です。
プロジェクト概要
プロジェクトの概要を説明し、目的や目標を明確にします。
スコープ
プロジェクトの範囲を定義し、どのような成果物を提供するのかを明確にします。
取りまとめる内容は、対象業務、全体概要図、システム構成、ネットワーク構成、移行範囲などです。
前提条件
プロジェクトの前提条件を明確にします。社内プロジェクトであれば企画書、顧客プロジェクトであれば契約関連資料の内容とあわせます。
前提条件は、実施する内容だけでなく、今回プロジェクトで実施しないことも明確にします。例えば、マスタデータの準備は実施しない（顧客にて実施）などです。
スケジュール
プロジェクトのスケジュールを詳細に示し、各フェーズやタスクの期日を設定します。
工程の定義を決める、マスタスケジュールや中期スケジュールを作成する、進捗管理の方法を取り決めます。
要員
体制と各要員の役割を明確にします。プロジェクトに関わるすべての要員の名前や役割、責任範囲などを記載することが望ましいです。
これにより誰が何を担当するかが一目でわかりますし、コミュニケーションも円滑になります。
予算
プロジェクトの予算を設定し、必要なコストやリソースを計画化します。プロジェクトに必要な費用や資源、その出所や使途などを示すことが重要です。
これによりプロジェクトの収支状況を把握できますし、資金不足や無駄遣いを防ぐことができます。
リスク管理
プロジェクトに伴うリスクを特定し、それらに対する対策を立てます。
プロジェクト特性や前提条件、類似プロジェクトなどからリスクを洗い出して管理台帳にまとめます。
洗い出したリスクはその影響度や発生確率を分析してまとめることが必要です。また、リスク発生時の対処方法や予防策も考えておくことが望ましいです。
品質管理
プロジェクト成果物の品質を確保するための方法を定義します。
成果物の品質基準や評価方法などを示すことも必要です。これによりプロジェクトの目標達成度や顧客満足度を測定できますし品質向上や改善策も見つけやすくなります。
品質活動として、レビュー実施計画やレビュー記録の管理方法、全体テスト計画や工程テスト計画の作成時期を明確にしてマスタスケジュールにも記載します。
コミュニケーション
プロジェクトに関わる人々とのコミュニケーションについて、情報共有や進捗報告の方法を定めます。
具体的には、会議体の設計や、QA管理方法、仕様変更の管理方法をまとめます。
会議体の設計は、各会議の会議名、目的、参加者、頻度、用意する会議資料などをまとめて一覧化します。
一覧化することが大切です。プロジェクト開始後や、工程によって不要な会議を無くしたり、必要な会議を追加するのに一覧が便利です。
機能していないムダな会議があればやめるか、参加者や頻度などを見直して効率よくプロジェクト推進できるようにしましょう。
セキュリティ
プロジェクト推進におけるセキュリティのルールを明確にします。
顧客プロジェクトであれば、顧客ルールの確認を忘れずに行い、機器や媒体の管理、個人情報の取り扱い、作業場所や使用するネットワークなどについて取りまとめます。
その他の項目
必要に応じて管理したい項目があれば追加します。
顧客プロジェクトの場合、自社関連の管理項目は別紙にまとめます。
例えば、自社要員の育成計画や、知財関連（特許・意匠、フリーソフトの使用など）、発注先の管理などはプロジェクト計画の別紙（社内用）としてまとめた方が扱いやすいです。
プロジェクト計画書の書き方の具体例
以下に、プロジェクト計画書の目次を具体的なサンプルとしてまとめました。
目次はプロジェクト特性や規模（小規模なら項目を削る、大規模なら必要な項目を追加するなど）を踏まえて検討します。
[ご参考：プロジェクト計画書の章立て]
表紙
改版履歴
本書の位置づけ
目次
1.プロジェクト概要
1.1 目的
1.2 目標
1.3 期間
1.4 ステークホルダー
2.スコープ
2.1 プロジェクト範囲
2.2 対象業務
2.3 システム構成
2.4 ネットワーク構成
2.5 ハードウェア、ソフトウェア、利用サービス一覧
2.6 移行範囲
2.7 成果物
3.前提条件
3.1 前提条件、および制約条件
4.スケジュール
4.1 工程の考え方と作業計画
4.2 マスタースケジュール
4.3 中期スケジュール
4.4 進捗管理方法
5.要員
5.1 各部門の役割
5.2 体制図
6.予算
6.1 予算計画
7.リスク管理
7.1 リスク対応計画
8.品質管理
8.1 品質管理計画
8.2 レビュー実施計画
8.3 テスト計画
9.コミュニケーション
9.1 会議体
9.2 QA管理
9.3 仕様変更管理
9.4 コミュニケーションツール
9.5 緊急時の連絡ルート
10.セキュリティ
10.1 セキュリティルール
10.2 お客様指定ルール
10.3 機器や媒体の管理
10.4 個人情報の取り扱い
10.5 作業場所や使用するネットワーク
11.添付資料
11.1 成果物テンプレート
11.2 用語集
良いプロジェクト計画、良くないプロジェクト計画
良いプロジェクト計画について
プロジェクトを成功させるためには、プロジェクトマネージャーの適切な計画策定と実行が必要です。
良いプロジェクト計画には、以下のような特徴が挙げられます。
- プロジェクト目的が明確で、目標に向けてステークホルダーが協力している
- プロジェクトチームが適切に構成され、各メンバーの役割や責任が明確になっている
- スケジュールや予算、リソース管理が適切でプロジェクトの進捗状況をリアルタイムに把握している
- リスク管理が適切で、プロジェクトのリスクを予め想定して対策を講じている
- コミュニケーションが円滑で、チーム内やステークホルダー間の情報共有がスムーズに行われている
これらの要素がバランスよく整っていることで、プロジェクト計画は成功する可能性が高くなります。
良くないプロジェクト計画について
一方で、プロジェクト計画が失敗する原因としては、以下のような例が挙げられます。
良いプロジェクト計画と逆の状態が良くないプロジェクト計画です。
- プロジェクト目的が不明確で、ステークホルダーの意見が対立している
- プロジェクトチームの構成が不適切で、メンバー間の調和が取れていない
- スケジュールや予算の管理が不十分で、予定通りに進まない
- リスク管理が不十分で、予期せぬ問題に対処できない
- コミュニケーションが不十分で、情報共有がうまく行かない
これらの問題があると、プロジェクト計画は失敗する可能性が高くなります。
プロジェクトマネージャーは、これらの問題を事前に想定し、計画の段階で適切な対策を講じる必要があります。
また、プロジェクトの進捗状況を適時に把握し、必要な場合はプロジェクト計画を見直してステークホルダーと合意することが重要です。
プロジェクト計画書の注意点やポイント
プロジェクト計画書を作成するにあたっていくつかの注意点やポイントがあります。
プロジェクト計画書の作成にあたっての注意点
注意点を2つご紹介します。
現実的なスケジュールを設定する
プロジェクト計画書には、こうなればいいな。という希望としてのスケジュールではなく、現実的なスケジュールを設定することが重要です。
過去のプロジェクトの経験や実績を参考に、リソースの確保や期限の設定を行い現実的なスケジュールを設定しましょう。
どうしてもスケジュール内でおさまらないときの対応方法
いるだけの要員を投入したり、同時並行でタスクを実行しても納期にスケジュールがおさまらない場合は、目標としているスケジュールが現実的でない可能性があります。
この場合、QCD（Quality：品質、Cost：コスト、Delivery：納期）で調整します。
例えば、以下のようになります。
Quality：品質の場合
予定成果物を減らす（顧客と自社で成果物の役割分担を調整）
Cost：コストの場合
要員を追加する。要員＝コストと考えます。ただ人を増やせば良いわけでなく経験やスキル的な要件が満たせるかなどを考慮します。
Delivery：納期の場合
納期を後ろ倒しにしたり、段階的に納品する調整をおこないます。
当たり前のことに思えますが、実際にはどの程度スケジュールが収まらないか・QCDをどのくらい見直すか説明が必要になり根拠を踏まえて組み立てるのが案外難しいです。
これは、プロジェクト計画を策定するときだけでなく、プロジェクト実行時に追加要件が発生したときなどにも同じように調整しますので覚えておくと便利です。
リスクマネジメントを考慮する
プロジェクト計画書を作成する際には、リスクマネジメントを考慮することも重要です。どのようなリスクが予想されるかを洗い出し、対策を考えておくことで、計画の見直しが必要になる確率を下げることができます。
プロジェクト計画書のポイントやアドバイス
プロジェクト計画書の作成において、以下のポイントやアドバイスがあります。
ステークホルダーの関与
プロジェクトに関係するステークホルダーを明確にして意見や要望を考慮することが重要です。
ステークホルダーのニーズを理解してコミュニケーションを密にすることでプロジェクト計画書の信頼性を高めることができます。
なお、計画書のレビューは、ステークホルダー各部門のキーマンに見てもらい内容を精査しましょう。役割や立場が異なる人に見てもらうことで計画の精度を上げることができます。
予算などの制約から全ての意見を取り入れるのは難しいことが多いです。その場合、意見や要望の優先度を決めて今回プロジェクトで対応する範囲を確定します。
今回プロジェクト外となった意見や要望は、後続プロジェクトとして追加対応できる可能性もあるのできっちり整理してステークホルダーと合意しておきましょう。
目的とターゲットの明確化
プロジェクト計画書の目的とその目的達成に必要なターゲット（達成条件）を明確にすることが重要です。
目的とターゲット（達成条件）が明確であれば、計画書全体の方向性を定めることができ、計画の実行においても方針を明確にできます。
プロジェクト計画書の作成にまつわる悩み
プロジェクト計画書の作成には様々な疑問や悩みが生じることがあります。よくある疑問や悩みとその解決策ついて紹介します。
「どうしても時間がかかってしまう」
プロジェクト計画書は時間をかけてでもしっかりと作成することが大切ですが、時間がないときには情報収集の段階からチームメンバーと協力して分担する必要があります。
「プロジェクト計画書の改版のたびに手間がかかる」
プロジェクト計画書は、プロジェクトの進捗や状況の変化に応じて、改版することがあります。
改版のたびに手間がかからないように、変更点を明確にして必要な情報のみを変更しステークホルダーと合意するようにしましょう。
プロジェクト計画書の活用方法と効果的な使い方
プロジェクト計画書は、プロジェクト管理・推進に欠かせない重要なドキュメントです。
計画書を作成することで、プロジェクトの全体像や目標、進捗状況などを明確にしてプロジェクトを成功に導くための指針となります。
プロジェクト計画書の活用方法と効果的な使い方について解説します。
プロジェクト計画書の活用方法の種類と特徴
プロジェクト計画書は、プロジェクトの開始から終了までの過程でいろんな活用方法があります。
例えば、以下のような方法が挙げられます。
進捗管理
進捗状況を記録することで、予定通りに進んでいるかどうかを確認し、課題や問題が発生した場合には早期に対応することができます。
報告書作成
報告書のベースとしても活用できます。報告書は、上司や関係者への報告だけでなくプロジェクトの成果を評価するためにも活用されます。
プロジェクト計画書を元に報告書を作成することで、プロジェクトの目標達成度や問題点などを簡潔にまとめることができます。
目的や方針の共有
プロジェクト計画書は、プロジェクト全体で共有することで全員がプロジェクトの目的や方針、スケジュールを共有し協力してプロジェクトを進めることができます。
また、計画書をチーム内で共有することで、個人のタスクの優先順位や役割分担なども明確になります。
プロジェクト計画書の効果的な使い方のコツと注意点
コツや注意点をいくつかご紹介します。
プロジェクト計画書の使い方のコツ
コツを2つご紹介します。
計画書を見直すタイミングを決める
影響が大きなリスクが顕在化した場合など、プロジェクトの状況が変化する度に計画書を見直すようにしましょう。
定期的な見直しを行うことで、プロジェクトの進捗や課題を把握し問題解決のための改善策を考えることができます。
次の工程開始前に計画書を見直す必要がないか確認することがおすすめです。
柔軟に対応する
計画書はあくまで「計画」であり、必ずしも全てが予定通りに進むわけではありません。
プロジェクトの進捗状況に応じて、柔軟に対応することが重要です。
計画書に記載された予定が達成できなくなった場合は見直す必要があります。
プロジェクト計画書の使い方における注意点
続いて、注意点をご紹介します。
計画書を無視しない
少し前で計画書はあくまで「計画」とお伝えしましたが、絶対に計画書を無視してはいけません。
計画書を無視したり、更新しなかったりすることでプロジェクトの進捗に支障をきたす可能性があります。
形式だけのものにとどめず実際に活用してプロジェクトを推進しましょう。
すべてのドキュメントを全力で作る必要はありませんが、プロジェクト計画書は手を抜くところではありません。
プロジェクト成否に関わる重要なドキュメントだからこそ実際に活用できるレベルでまとめましょう。
チーム全員の理解を得る
計画書は全員で共有することが前提ですが、共有するだけでは不十分です。
計画書に記載された内容を理解することが、全員が同じ方向に向かって進むための前提条件となります。
そのため、計画書を作成する際には、全員が理解できるような言葉や図表を用いる・説明会や意見交換の場をセッティングするなどわかりやすく伝える工夫が必要です。
プロジェクト計画書の作成にかかる時間の見積もり
プロジェクト計画書の作成にかかる時間は、プロジェクトの規模や複雑さ、チームの人数、作成する文書の詳細度など多くの要素に影響されます。
一般的には、小規模で単純なプロジェクトの場合、数日から数週間程度で作成できることが多いですが、大規模で複雑なプロジェクトの場合、数ヶ月から半年以上かかることもあります。
プロジェクト計画書の作成にかかる時間を見積もるには、以下の要素を考慮してそれぞれそのくらいの時間がかかるのか整理してスケジュールを立てることが重要です。
- プロジェクトの目的とスコープの明確化
- 必要な作業やタスクの洗い出し
- 各タスクの期間と依存関係の特定
- チームメンバーの役割と責任の明確化
- 進捗状況の追跡と報告方法の定義
また、プロジェクト計画書作成に必要な時間を見積もるために、過去のプロジェクト実績を参考にすることも有効です。
類似プロジェクトの経験を持っている場合、その実績をもとに作業時間を見積もることもできます。
プロジェクト計画書の作成に関するトレンド
プロジェクト計画書の作成においても、時代の変化や最新のトレンドに対応することが求められています。
最近のトレンドの一つに、アジャイル開発を取り入れたプロジェクト計画書の作成が挙げられます。
アジャイル開発は、システム開発プロジェクトにおいて従来のウォーターフォール開発に代わる手法として注目されています。
アジャイル開発では、短期的なスプリント単位で開発を進めて顧客のフィードバックを得ながらプロダクトを改善していくというプロセスを繰り返します。
そのため、プロジェクト計画書の作成においても、スプリント単位でのタスク分割や開発スケジュールの調整が求められます。
また、最近ではデザイン思考といった手法も注目されています。デザイン思考は、ユーザー視点に立ち、問題を解決するためにアイデアを生み出す手法です。
プロジェクト計画書の作成においても、ユーザーのニーズを考慮した仕様やサービスデザインの提案が求められます。
さらに、昨今ではコロナ感染拡大の影響によるリモートワークやデジタル化の推進により、プロジェクト計画書のオンライン上での共有やコラボレーションツールの利用が増えています。
プロジェクト計画書の作成においても、常に最新のトレンドやニュースに目を向けて、今回のプロジェクト計画に盛り込むべきことがあれば柔軟に対応していくことが必要です。
まとめ：良いプロジェクト計画書を作ることでプロジェクトの成功確率は上がる
プロジェクト計画書はプロジェクトの成功に欠かせない重要なドキュメントで、作成にあたっては注意点やコツを把握することが重要です。
まずは、プロジェクトの目的やスコープを明確にし、その上で作成を進めることが大切です。
また、プロジェクト計画書には定量的な目標を設定することで、プロジェクトの進捗管理がしやすくなります。具体的なスケジュールや予算も含め、プロジェクト全体の見通しを明確にすることで、プロジェクトの成功に向けた準備が整います。
また、単に過去の計画書を流用するのではなく、最新のトレンドにも目を向けて常にアップデートされた情報を取り入れることでより良いプロジェクト計画書の作成ができます。
プロジェクト計画書を作っていると、プロジェクトの「不明確な要素を明確に」できます（あいまいな内容は書けない）。あいまいな内容をより具体的に、現実的に計画書にまとめることで計画の成功確率が上がります。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
